El ciclo operativo del Programa Familias en Acción es el conjunto de procedimientos secuenciales y cíclicos que se repiten en forma periódica para el logro de los objetivos propuestos.
El ciclo operativo consta de dos fases: la primera de ellas, la conforman los procedimientos de identificación y selección de municipios y beneficiarios del Programa; la concertación institucional a nivel municipal; la inscripción de familias elegibles; y el primer pago. El Programa podrá disponer la realización de esta etapa las veces que considere necesarias para la ampliación de cobertura en los municipios seleccionados.
La segunda fase del ciclo operativo comprende las actividades recurrentes del Programa y se registran en un tiempo menor a los procedimientos de la primera fase. Esta fase registra los procedimientos de recepción y trámite de novedades, quejas y reclamos; el fortalecimiento institucional y la promoción de la salud y la educación; la corresponsabilidad y verificación de compromisos en educación y salud; el segundo pago y subsiguientes y la salida de las familias del Programa.
1.1 Identificación y selección de municipios y beneficiarios del Programa
La identificación y selección de municipios y beneficiarios del Programa Familias en Acción se realizan mediante la aplicación de un esquema de focalización que comprende un conjunto de criterios y etapas orientadas a asignar los subsidios condicionados de nutrición y educación a familias en condición de pobreza. Las variables consideradas para la focalización de beneficiarios del Programa atienden a criterios individuales, geográficos y de capacidad institucional municipal para la operación.
Valoración de las condiciones previas de operación.
La valoración de las condiciones previas de operación del Programa está orientada a conocer:
Esta información es básica para conocer la capacidad de operación del municipio para atender los procedimientos para la verificación de compromisos de los beneficiarios con el Programa y realizar los respectivos pagos.
1.2 Concertación institucional a nivel municipal
La concertación institucional a nivel municipal está orientada a informar y definir los compromisos de operación del Programa en los municipios beneficiarios. Define las responsabilidades de las administraciones municipales y oficializa su compromiso mediante un convenio de participación suscritos por los alcaldes y el representante de la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional.
1.3 Inscripción de familias elegibles
La inscripción de familias elegibles en el Programa permite registrar como beneficiarias del subsidio condicionado de nutrición, educación a aquellas familias que aceptan cumplir con los compromisos de corresponsabilidad y que por su condición de elegibilidad cumplen con los requisitos establecidos.
2.1 Liquidación y pagos de subsidios
La liquidación y pago de subsidios a beneficiarios del Programa Familias en Acción es un procedimiento por medio del cual se realiza la entrega de subsidios de nutrición y educación a las familias beneficiarias.
La liquidación y pago de los subsidios a las familias beneficiarias puede garantizarse siempre y cuando el municipio y la familia hayan realizado en primera instancia una correcta inscripción y posteriormente el proceso de verificación de compromisos establecidos para cada período de pago.
Los pagos a las Madres Beneficiarias del Programa se hacen de manera bimestral, por intermedio de las instituciones financieras con la que el programa tiene convenios y de acuerdo con los procedimientos establecidos en los mismos.
Para efectos de los pagos, el año se divide en seis pagos, cada uno correspondiente a dos meses, por lo tanto en un año habrá seis pagos y 12 meses.
2.2 Novedades, Quejas y Reclamos
Novedades
Las novedades son los cambios a la información suministrada por las familias beneficiarias durante el procedimiento de inscripción como producto de un suceso reciente que genera modificaciones en la base de datos del Programa.
Quejas
Las quejas se definen como una inconformidad por el trato recibido o por la conducta de algún actor institucional o social que tenga que ver con la operación del Programa. Esta inconformidad puede llegar a convertirse en un reclamo.
Reclamos
Los reclamos son la manifestación de una inconformidad por el incumplimiento en la oferta de servicios del Programa o por la deficiente operación del mismo. Los reclamos, como manifestaciones expresas, permiten emprender acciones que llevan a tomar medidas correctivas.
2.3 Fortalecimiento institucional y promoción de la educación y la salud familiar
La etapa de fortalecimiento institucional y promoción de la educación y la salud familiar del Ciclo Operativo está orientada a optimizar las condiciones institucionales y sociales para la operación del Programa a partir del apoyo al fortalecimiento institucional municipal y de la promoción y el desarrollo social.
El componente de fortalecimiento institucional realiza: a) una identificación de municipios críticos en cuanto al comportamiento de los indicadores del Programa; b) las acciones estratégicas para el mejoramiento de los indicadores del Programa conjuntamente con los actores institucionales y sociales a nivel municipal, departamental y nacional según sea el caso, y c) el seguimiento y sistematización de la experiencia de fortalecimiento institucional.
El componente de fortalecimiento promoción y desarrollo social está orientado a: a) el diseño de estrategias de intervención e instrumentos pedagógicos; b) la capacitación a actores institucionales y sociales y c) la realización de espacios de encuentro.
La promoción de la educación y la salud familiar constituye en si misma una propuesta que articula el cuidado como la construcción de un proyecto individual y colectivo de las familias beneficiarias y la atención, como función del Estado respecto a su responsabilidad para generar las condiciones para disminuir la vulnerabilidad de la población. En esta articulación cobra particular importancia la identificación de las necesidades de las familias beneficiarias en especial de aquellas con menores entre 0 y 6 años.
2.4 La corresponsabilidad y verificación de compromisos
La corresponsabilidad y verificación de compromisos es el procedimiento por medio del cual el Programa Familias en Acción determina el cumplimiento de las responsabilidades adquiridas por los beneficiarios en cuanto al ingreso de menores al sistema educativo, la asistencia escolar de los menores y los controles de crecimiento y desarrollo como requisitos previos para el pago de subsidios condicionados.
La verificación del cumplimiento de compromisos visibiliza la reciprocidad de las familias beneficiarias en cuanto a las responsabilidades adquiridas con el Programa en dos dimensiones: por un lado, las de carácter técnico que hacen referencia a los procedimientos operativos que contribuyen a garantizar el impacto en el desarrollo de las acciones emprendidas por el Programa; y por otro lado las de carácter sociopolítico que se circunscriben en el ámbito de la construcción y concreción de los valores democráticos relacionados con la justicia, la equidad, la inclusión y la participación social en la medida en que las familias beneficiarias aúnan sus esfuerzos para mejorar la condición de salud y nutrición de los menores.
La corresponsabilidad de las familias beneficiarias del Programa se concreta en el momento en que se hacen responsables de los compromisos adquiridos para facilitar la inclusión de los menores en el sistema escolar y de salud del municipio.
La acción de corresponsabilidad de las familias es apoyada por la acción institucional de los agentes de educación y salud de los establecimientos educativos y las instituciones prestadoras de salud, que además de garantizar el acceso a los servicios, contribuyen con una valoración permanente de los menores. Simultáneamente, la administración municipal, distrital y/o local según sea el caso, es la responsable de la provisión de los servicios, pero también de la identificación y trámite de las iniciativas sociales y comunitarias orientadas a mejorar permanentemente los procesos de participación social y apropiación de lo público a nivel municipal.
2.5 Las Corresponsabilidades
Para el caso de la Corresponsabilidad en Educación, las madres titulares deberán garantizar la asistencia regular a clases de los menores evitando alcanzar un número de fallas injustificadas al bimestre superior o igual al 20% de las clases programadas por cada período de pago, es decir 8 fallas en el bimestre.
En cuanto a la Corresponsabilidad en Salud, las madres titulares deberán garantizar una asistencia del 100% de todos los menores del grupo familiar a las citas de control de crecimiento y desarrollo programadas por la entidad de salud de acuerdo con el protocolo establecido por el Ministerio de la Protección Social y el Trabajo, por medio de la resolución 412 del año 2000.
Adicionalmente a las anteriores, se encuentran las Corresponsabilidades en Promoción de la Educación y la Salud Familiar, en la que las madres titulares así como los miembros de las familias beneficiarias asumen el compromiso de asistir a los espacios de encuentro, capacitación y jornadas de atención programadas por el municipio.
2.6 Sistema de seguimiento y monitoreo
Es un proceso mediante el cual se genera información permanente, pertinente y oportuna para el fortalecimiento de la toma de decisiones, con el fin de garantizar que los procesos y medios utilizados permitan obtener, de manera eficiente, las metas o productos esperados. Su desarrollo permite observar e identificar sobre la marcha las alarmas o inconsistencias referentes a los procesos y productos.
El seguimiento se hace en el día a día con el fin de identificar los problemas, aciertos y desaciertos y corregir sobre la marcha el funcionamiento del programa. Para ello, se identifican a través del mapa operativo los diferentes procesos involucrados y los resultados que se espera de cada uno de ello, con el fin de establecer los aspectos y las variables a monitorear, que permitan garantizar, en forma eficiente y eficaz los resultados esperados.
El Sistema de Seguimiento y Monitoreo debe estructurarse como parte integral y fundamental de los procesos de la gestión pública y como tal debe estar en capacidad de reportar información sobre: a) las actividades de la planeación, b) las metas alcanzadas con la ejecución del programa, así como los procesos y recursos utilizados para el logro de las metas y, c) la apropiación, por parte de la población beneficiaria, de los objetivos y propósitos perseguidos por el programa.